Sabtu, 02 Juni 2012

Sistem Informasi dan Manajenem


SISTEM INFORMASI
DAN FUNGSI MANAJEMEN


Latar Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan/organisasi yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan. Sistem informasi sangat berkaitan dalam kemanajemenan karena sistem informasi manajemen (SIM) merupakan menyediakan informasi bagi pimpinan suatu lembaga, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan langkah perusahaan atau lembaga yang dikelola.
SIM dapat menggambarkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar informasi yang tersedia untuk pemecah semua masalah perusahaan atau lembaga. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan anggota lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.
Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Pada instansi perusahaan dimanapun saat ini pasti menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem manusia ataupun mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan. Salah satunya untuk mengembangkan system informasi, yaitu mampu memahami prinsip, ketentuan, teknik dan fungsi-fungsi manajemen. Fungsi manajemen salah satu peranan penting yang harus dipahami .




A.   Konsep Sistem Informasi
Sistem adalah  seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D).
Sedangkan informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi merupakan data yg telah diolah menjadi sebuah bentuk yg berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. (Gordon B. Davis, 1984)
Adapun pengertian lain Sistem Informasi menurut Kadir, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Menurut Ackof dalam Effendy, mengatakan bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian, yang pertama yaitu seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas dan susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Beberapa ahli atau para pakar telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
  1. SIM adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
  2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
  3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
C.   Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Manajemen memerlukan suatu sistem informasi pasti memiliki suatu tujuan atau fungsi-fungsi tertentu guna membangun agar menghasilkan manfaat yang diinginkan. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi agar bermanfaat dan berguna bagi manajamen, maka analisa sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan suatu sistem yang menyediakan  pengelolaan organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi tertentu dalam semua bidang. Beberapa fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1.      Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6.      Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7.      Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8.      Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9.      Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10.  Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11.  SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem mana keputusan yang akan diambil. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
·         Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
·         Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
·         Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Fungsi-fungsi manejemen menurut para ahli :
Ø  George R. Terry yaitu POAC (planning, organizing, actuating, controlling)
Ø  James Stoner yaitu POLC (planning, organizing, leading, controlling)
Ø  Henry Fayol yaitu POCCC (planning, organizing, commanding, coordinating,controlling)
Ø  Kontz & O’donnel yaitu OSPC (organizing, staffing, directing, planning, controlling)
Ø  William H. Newman yaitu POARDC (planning, organizing, assembling, resources, directing, controlling)
Ø  Louis A. Allen yaitu LPOC (leading, planning, organizing, controlling)
Ø  Prajudi Atmosudirdjo yaitu Planning, Organizing, Directing, atau Actuating and Controlling.
Ø  John Robert B., Ph.D yaitu Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.
Ø  Luther Gullich yaitu Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor-ting, Budgeting.
Ø  Dr. S.P. Siagian., M.P.A yaitu Planning, Organizing, motivating and Controlling.
Ø  William Spriegel yaitu Planning, organizing, Controlling
Ø  Lyndak F. Urwick yaitu Forecasting, Planning Orga-nizing, Commanding, Coordinating, Controlling.
Ø  Dr. Winardi, S.E yaitu Planning, Organizing, Coordi-nating, Actuating, Leading, Communication, Controlling
Ø   The Liang Gie yaitu Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Control-ling, Improving.
Beberapa pendapat para penulis di atas dapat dikombinasikan, bahwa fungsi-fungsi Manajemen yang dikemukakan oleh para ahli memiliki  persamaan dan perbedaan.
Planning
Planning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen yang berkenaan dengan pendefinisian sasaran untuk kinerja organisasi di masa depan dan untuk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yang digunakan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut.
Organizing
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan pengelompokan personal dan tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan fungsinya.
Organizing atau pengorganisasian ini meliputi:
  1. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
  2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.
  3. Penugasan tanggung jawab tertentu
  4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.
Staffing
Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
Leading
Leading atau fungsi pengarahan adl bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Fungsi manajemen ini yang berkenaan dengan bagaimana menggunakan pengaruh untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.
 Pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak. Kegiatan yang mencakup 5 kegiatan tersebut :
1.      Mengambil keputusan (mengambarkan proses melalui serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian masalah tertentu). Langkah-langkah dalam mengambil keputusan antara lain:
a.       Identifikasi masalah
b.      Pengumpulan dan menganalisis data
c.       Evaluasi alternative
d.      Pengembangan alternative
e.       Pemilihan alternative terbaik
f.       Inplomentasi keputusan
g.      Evaluasi hasil keputusan
2.      Mengadakan komunikasi agar ada kesamaan bahasa
3.      Memberi semangat, dorongan dan inspirasi, missal; hadiah, penghargaan, sertifikat
4.      Memilih orang yang menjadi anggota kelompoknya
5.      Memperbaiki sikap, pengetahuan agar mereka trampil dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
Controlling
Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi manajemen yang berkenaan dengan pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yang sesuai dengan sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan.
Forecasting
Meramalkan, memproyeksikan kemungkinan yang akan terjadi bila mengerjakan sesuatu.
Ø  Data
Ø  Informasi
Ø  Pengalaman
Directing/commanding
Directing merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahan-pengarahan, tugas-tugas dan instruksi. Pemberian bimbingan, saran,perintah atau intruksi kepada bawahan dalam pelaksanaaan tugas agar tugas tersebut dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar terfokus kepada tujuan yang telah ditetapkan.
Motivating
Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan agar melakukan kegiatan secara sukarela sesuai dengan yang dikehendaki atasan atau pimpinan.
Motivasi terdiri dari 2 hal yaitu :
1.      Motivasi secara internal :motivasi yang timbul dari diri seseorang untuk melaksanakan suatu tindakan.
2.      Motivasi secara eksternal :motivasi yang timbul karena ada rangsangan dari luar.
Menurut Abraham Maslow membedakan motivasi antara lain :
1.      Safety and suarity need
2.      Social needs
3.      Esteem needs
4.      Self actualization needs
Decision making
Suatu tahap pemilihan alternatif terbaik yang mungkin bersifat kualitatif maupun kuantitatif.
  1. Identifikasi / pemahaman,
  2. Merancang alternatif pemecahan masalah,
  3. Memilih alternatif yang baik,
  4. Implementasi pilihan alternatif.
Fungsi di atas merupakan beberapa gambaran, dari beberapa fungsi tersebut ada 3 fungsi vital yang terkait dalam system informasi manajemen yaitu :
·         Planning (perencanaan)
·         Controlling (pengawasan)
·         Decision Making (pengambilan keputusan)

Jenis Pemakai Sistem yaitu
1.      Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangkat masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem secara keseluruhan dan cenderung lebih kearah sistem secara detil)
2.      Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem.
3.      Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya level ini lebih berminat pada yang sifatnya strategis dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.

 

A.    Kesimpulan
SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pamakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi memegang peranan yang sangat dominan dalam suatu pengolahan, pendistribusian, penyimpanan dan penemuan kembali informasi perusahaan atau organisasi. Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien dalam pengumpulan data yang berlangsung secara sistematika dan periodik.
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi agar bermanfaat dan berguna, maka analisa sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
Dari fungsi-fungsi tersebut akan membantu suatu perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu karena setiap fungsi mempunyai tanggungjawab sendiri-sendiri yang akan membantu dalam pengelolaan agar tidak terjadi kekacauan. Sehingga system informasi dan fungsi manajemen selalu dibutuhkan dalam suatu organisasi baik lembaga maupun perusahaan.
B.     Saran
            Sistem Informasi Manajemen di masa sekarang ini sangat dibutuhkan untuk suatu perusahaan atau lembaga-lembaga karena Sistem Informasi Manajemen sangat membantu dalam suatu perusahaan agar kinerja perusahaan tersebut menjadi lebih baik dan efektif, hal ini dikarenakan adanya Sistem Informasi Manajemen yang membantu para eksekutif perusahaan seperti salah satu tugasnya yaitu memberikan segala informasi apa yang telah terjadi di dalam perusahaan. Untuk itu sangatlah penting di era sekarang ini untuk mempelajari Sistem Informasi Manajemen.
            Dalam peranan fungsi manajemen perlu diterapkan karena hal itu dapat memajukan kelancaran dalam menjalankan suatu kinerja. Tanpa suatu fungsi-fungsi manajemen keorganisasian tidak akan lancar atau membuahkan hasil.
            Kembangkan dan munculkan sesuatu yang dapat memajukan kembali system informasi manejemen agar lebih baik dari yang sebelumnya.





DAFTAR PUSTAKA

Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th edition, 1990.
Davis, Gordon B., Manajemen Information System., terjemahan oleh Drs.Bob Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, 1984.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar