SISTEM INFORMASI
DAN FUNGSI MANAJEMEN
Latar Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai
darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam
sebuah perusahaan/organisasi yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat
dibutuhkan. Sistem informasi sangat berkaitan dalam kemanajemenan karena sistem
informasi manajemen (SIM) merupakan menyediakan informasi bagi pimpinan suatu
lembaga, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan
langkah perusahaan atau lembaga yang dikelola.
SIM dapat menggambarkan suatu sikap para eksekutif yang
menginginkan agar informasi yang tersedia untuk pemecah semua masalah
perusahaan atau lembaga. Ketika SIM berada pada tempatnya dan berfungsi seperti
yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan anggota lain di dalam dan di
luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.
Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti
arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Pada instansi perusahaan
dimanapun saat ini pasti menggunakan Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah
sistem manusia ataupun mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan.
Salah satunya untuk mengembangkan system informasi, yaitu mampu memahami
prinsip, ketentuan, teknik dan fungsi-fungsi manajemen. Fungsi manajemen salah
satu peranan penting yang harus dipahami .
A. Konsep
Sistem Informasi
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan
dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah
kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan
orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,
distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan
suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D).
Sedangkan informasi adalah hasil pemrosesan data yang
diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami
dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah
pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan
berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing Manajemen
terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan
seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan),
mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi merupakan data yg telah diolah menjadi sebuah bentuk
yg berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. (Gordon
B. Davis, 1984)
Adapun pengertian lain Sistem Informasi menurut Kadir,
sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Menurut Ackof dalam Effendy, mengatakan
bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri
dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sementara
itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan bahwa sistem mempunyai dua
pengertian, yang pertama yaitu seperangkat unsur yang secara teratur saling
berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas dan susunan yang teratur dari
pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Sistem Informasi Manajemen merupakan
sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan
masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang sama. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu
sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang terjadi
sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut
tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari
simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer
dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Beberapa ahli atau para pakar telah memberikan rumusan
tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
- SIM adalah pengembangan dan
penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam
organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
- SIM didefinisikan sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan
atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa
lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di
masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan
oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan
untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
- SIM merupakan metode formal
yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen
untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi
dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan
pengendalian (Stoner, 1996)
C. Fungsi
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Manajemen memerlukan suatu sistem informasi pasti memiliki
suatu tujuan atau fungsi-fungsi tertentu guna membangun agar menghasilkan
manfaat yang diinginkan. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi agar
bermanfaat dan berguna bagi manajamen, maka analisa sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka
terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah
supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga Sistem Informasi Manajemen
dapat diartikan suatu sistem yang menyediakan pengelolaan organisasi data maupun informasi
yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi tertentu dalam semua
bidang. Beberapa fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1.
Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara
tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara
sistem informasi.
2.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam
memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung
sistem informasi.
5.
Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem
informasi.
6.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi
ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7.
Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan
dan pemeliharaan sistem.
8.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah
satu produk atau pelayanan mereka.
9.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah
cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang
terjadi.
10. Perusahaan
menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat
paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM
untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari
sistem mana keputusan yang akan diambil. Dalam sistem ini pengambil keputusan
dianggap:
·
Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua
akibat atau hasilnya masing-masing.
·
Memiliki metode (aturan, hubungan, dan
sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
·
Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu,
misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Fungsi-fungsi
manejemen menurut para ahli :
Ø
George R. Terry yaitu POAC (planning,
organizing, actuating, controlling)
Ø
James Stoner yaitu POLC (planning, organizing,
leading, controlling)
Ø
Henry Fayol yaitu POCCC (planning, organizing,
commanding, coordinating,controlling)
Ø
Kontz & O’donnel yaitu OSPC (organizing,
staffing, directing, planning, controlling)
Ø
William H. Newman yaitu POARDC (planning,
organizing, assembling, resources, directing, controlling)
Ø
Louis A. Allen yaitu LPOC (leading, planning,
organizing, controlling)
Ø
Prajudi Atmosudirdjo yaitu Planning, Organizing,
Directing, atau Actuating and Controlling.
Ø John
Robert B., Ph.D yaitu Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.
Ø Luther
Gullich yaitu Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating,
Repor-ting, Budgeting.
Ø Dr.
S.P. Siagian., M.P.A yaitu Planning, Organizing, motivating and Controlling.
Ø William
Spriegel yaitu Planning, organizing, Controlling
Ø Lyndak
F. Urwick yaitu Forecasting, Planning Orga-nizing, Commanding, Coordinating,
Controlling.
Ø
Dr. Winardi, S.E yaitu Planning, Organizing,
Coordi-nating, Actuating, Leading, Communication, Controlling
Ø
The Liang
Gie yaitu Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Control-ling,
Improving.
Beberapa
pendapat para penulis di atas dapat dikombinasikan, bahwa fungsi-fungsi
Manajemen yang dikemukakan oleh para ahli memiliki persamaan dan perbedaan.
Planning
Planning
atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi
dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem
anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen yang
berkenaan dengan pendefinisian sasaran untuk kinerja organisasi di masa depan
dan untuk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yang digunakan yang
dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut.
Organizing
Fungsi manajemen yang berkaitan dengan
pengelompokan personal dan tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas
dan fungsinya.
Organizing atau pengorganisasian ini meliputi:
- Penentuan sumber daya-sumber
daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi.
- Perancangan dan pengembangan
suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal
tersebut ke arah tujuan.
- Penugasan tanggung jawab
tertentu
- Pendelegasian wewenang yang
diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.
Staffing
Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment)
latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan
dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
Leading
Leading
atau fungsi pengarahan adl bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan
melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Fungsi manajemen ini yang
berkenaan dengan bagaimana menggunakan pengaruh untuk memotivasi karyawan dalam
mencapai sasaran organisasi.
Pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer
yang menyebabkan orang lain bertindak. Kegiatan yang mencakup 5 kegiatan
tersebut :
1.
Mengambil keputusan (mengambarkan proses melalui
serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian masalah tertentu). Langkah-langkah
dalam mengambil keputusan antara lain:
a.
Identifikasi masalah
b.
Pengumpulan dan menganalisis data
c.
Evaluasi alternative
d.
Pengembangan alternative
e.
Pemilihan alternative terbaik
f.
Inplomentasi keputusan
g.
Evaluasi hasil keputusan
2.
Mengadakan komunikasi agar ada kesamaan bahasa
3.
Memberi semangat, dorongan dan inspirasi, missal;
hadiah, penghargaan, sertifikat
4.
Memilih orang yang menjadi anggota kelompoknya
5.
Memperbaiki sikap, pengetahuan agar mereka trampil
dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
Controlling
Controlling
atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa
rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi
manajemen yang berkenaan dengan pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi
agar tetap berada pada jalur yang sesuai dengan sasaran dan melakukan koreksi
apabila diperlukan.
Forecasting
Meramalkan,
memproyeksikan kemungkinan yang akan terjadi bila mengerjakan sesuatu.
Ø Data
Ø Informasi
Ø Pengalaman
Directing/commanding
Directing
merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan kegiatan melakukan
pengarahan-pengarahan, tugas-tugas dan instruksi. Pemberian bimbingan,
saran,perintah atau intruksi kepada bawahan dalam pelaksanaaan tugas agar tugas
tersebut dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar terfokus kepada tujuan
yang telah ditetapkan.
Motivating
Pemberian
inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan agar melakukan kegiatan secara
sukarela sesuai dengan yang dikehendaki atasan atau pimpinan.
Motivasi terdiri
dari 2 hal yaitu :
1. Motivasi
secara internal :motivasi yang timbul dari diri seseorang untuk melaksanakan
suatu tindakan.
2. Motivasi
secara eksternal :motivasi yang timbul karena ada rangsangan dari luar.
Menurut Abraham Maslow
membedakan motivasi antara lain :
1. Safety
and suarity need
2. Social
needs
3. Esteem
needs
4. Self
actualization needs
Decision
making
Suatu tahap
pemilihan alternatif terbaik yang mungkin bersifat kualitatif maupun
kuantitatif.
- Identifikasi / pemahaman,
- Merancang alternatif pemecahan
masalah,
- Memilih alternatif yang baik,
- Implementasi pilihan alternatif.
Fungsi di atas
merupakan beberapa gambaran, dari beberapa fungsi tersebut ada 3 fungsi vital
yang terkait dalam system informasi manajemen yaitu :
·
Planning (perencanaan)
·
Controlling (pengawasan)
·
Decision Making (pengambilan keputusan)
Jenis Pemakai Sistem yaitu
1. Operasional, yang penting adalah bagaimana
warnanya, seperti apa perangkat masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya
user tidak akrab dengan sistem secara keseluruhan dan cenderung lebih kearah
sistem secara detil)
2. Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat
mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl
mengoperasikan sistem.
3. Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab
dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya level ini lebih
berminat pada yang sifatnya strategis dan konsep sistem secara global, misalnya
kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari
sistem baru.
A.
Kesimpulan
SIM adalah sebagai suatu sistem
berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pamakai dengan
kebutuhan yang sama. Informasi memegang peranan yang sangat dominan dalam suatu
pengolahan, pendistribusian, penyimpanan dan penemuan kembali informasi
perusahaan atau organisasi. Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif
dan efisien dalam pengumpulan data yang berlangsung secara sistematika dan
periodik.
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi agar
bermanfaat dan berguna, maka analisa sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya.
Dari fungsi-fungsi tersebut akan membantu suatu perusahaan untuk
mencapai tujuan tertentu karena setiap fungsi mempunyai tanggungjawab
sendiri-sendiri yang akan membantu dalam pengelolaan agar tidak terjadi
kekacauan. Sehingga system informasi dan fungsi manajemen selalu dibutuhkan
dalam suatu organisasi baik lembaga maupun perusahaan.
B.
Saran
Sistem
Informasi Manajemen di masa sekarang ini sangat dibutuhkan untuk suatu
perusahaan atau lembaga-lembaga karena Sistem Informasi Manajemen sangat
membantu dalam suatu perusahaan agar kinerja perusahaan tersebut menjadi lebih
baik dan efektif, hal ini dikarenakan adanya Sistem Informasi Manajemen yang
membantu para eksekutif perusahaan seperti salah satu tugasnya yaitu memberikan
segala informasi apa yang telah terjadi di dalam perusahaan. Untuk itu
sangatlah penting di era sekarang ini untuk mempelajari Sistem Informasi
Manajemen.
Dalam
peranan fungsi manajemen perlu diterapkan karena hal itu dapat memajukan kelancaran
dalam menjalankan suatu kinerja. Tanpa suatu fungsi-fungsi manajemen
keorganisasian tidak akan lancar atau membuahkan hasil.
Kembangkan
dan munculkan sesuatu yang dapat memajukan kembali system informasi manejemen
agar lebih baik dari yang sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
Senn, James A. , Information
Systems in Management, Belmont, cal, 4th edition, 1990.
Davis, Gordon B., Manajemen
Information System., terjemahan oleh Drs.Bob Widyahartono, PT.Pustaka
Binaman pressindo, 1984.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar